{"id":11043,"date":"2025-06-03T14:01:46","date_gmt":"2025-06-03T13:01:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/?p=11043"},"modified":"2025-09-03T09:39:36","modified_gmt":"2025-09-03T08:39:36","slug":"job-offer-for-an-administrative-management-assistant","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/2025\/06\/03\/job-offer-for-an-administrative-management-assistant\/","title":{"rendered":"Job offer for an administrative management assistant &#8211; Filled."},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Assistant-e administratif (H\/F)<\/strong><br><\/h2>\n\n\n\n<p>Lieu de travail : MARSEILLE 09<\/p>\n\n\n\n<p>Type de contrat : CDD Technique\/Administratif<br>Dur\u00e9e du contrat : 2 ans<\/p>\n\n\n\n<p>Date d&#8217;embauche pr\u00e9vue : 1<sup>er<\/sup> septembre 2025<br>Quotit\u00e9 de travail : 100 %<br>R\u00e9mun\u00e9ration : 1 906,48 \u20ac \u00e0 2 261,42 \u20ac brut mensuels selon exp\u00e9rience<\/p>\n\n\n\n<p>Niveau d&#8217;\u00e9tudes souhait\u00e9 : Niveau 5 (Bac+2)<br>Exp\u00e9rience souhait\u00e9e : Indiff\u00e9rent<br>BAP : J &#8211; Gestion et Pilotage<br>Emploi type : Assistant-e en gestion administrative (J3C44)<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Missions<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Au sein de l&#8217;\u00e9quipe \u00ab R\u00e9plicases Virales \u00bb de l\u2019AFMB, l&#8217;assistant-e en gestion administrative assurera les activit\u00e9s administratives et organisationnelles :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>de l\u2019Action coordonn\u00e9e ANRS-MIE \u00ab Cibles virales diagnostiques, th\u00e9rapeutiques, et vaccinales \u00bb<\/li>\n\n\n\n<li>de celles du projet Impact Sant\u00e9 AIR-MT INSERM<\/li>\n\n\n\n<li>de l\u2019\u00e9quipe en g\u00e9n\u00e9ral, en veillant \u00e0 la coh\u00e9rence administrative des diff\u00e9rents projets, \u00e0 bonne circulation de l\u2019information et \u00e0 la communication avec les divers interlocuteurs, tant internes qu&#8217;externes, et apportera son soutien aux personnels chercheurs, ing\u00e9nieurs et \u00e9tudiants dans leurs d\u00e9marches.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Activit\u00e9s<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>1\/ Support administratif et secr\u00e9tariat g\u00e9n\u00e9ral :<\/p>\n\n\n\n<p>Assurer le soutien administratif \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n<p>Assurer l\u2019accueil physique et t\u00e9l\u00e9phonique (visiteurs, partenaires, prestataires).<\/p>\n\n\n\n<p>Accueillir et accompagner les nouveaux arrivants dans leurs d\u00e9marches.<\/p>\n\n\n\n<p>R\u00e9diger et g\u00e9rer le courrier, les comptes rendus et les rapports.<\/p>\n\n\n\n<p>Mettre en forme et diffuser les informations, documents et supports de r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;2\/ Suivi financier et comptable<\/p>\n\n\n\n<p>Suivre les d\u00e9penses, les budgets et les contrats des personnels (CDD, etc.) obtenus des tutelles (AMU, CNRS) et Protisvalor.<\/p>\n\n\n\n<p>G\u00e9rer les bons de commande, les factures, les notes de frais et documents assimil\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Assurer l\u2019envoi de commandes de mat\u00e9riel et assurer la r\u00e9ception.<\/p>\n\n\n\n<p>R\u00e9aliser un compte-rendu budg\u00e9taire annuel sous la supervision du responsable de d\u00e9partement.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;3\/ Organisation d\u2019\u00e9v\u00e9nements et de r\u00e9unions<\/p>\n\n\n\n<p>Organiser les r\u00e9unions internes (bureau, \u00e9quipe) : planification, invitation, visioconf\u00e9rence, r\u00e9daction des comptes rendus.<\/p>\n\n\n\n<p>Organiser les s\u00e9minaires, colloques, r\u00e9unions scientifiques et \u00e9v\u00e9nements (en pr\u00e9sentiel ou \u00e0 distance) :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>R\u00e9servation de salles et gestion logistique (plateaux-repas, listes de participants, accueil des invit\u00e9s).<\/li>\n\n\n\n<li>Suivi des inscriptions et diffusion des programmes.<\/li>\n\n\n\n<li>Communication (mailing) aupr\u00e8s des participants.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>4\/ Gestion des missions et d\u00e9placements<\/p>\n\n\n\n<p>Pr\u00e9parer et g\u00e9rer les missions des chercheurs (province, \u00e9tranger) : r\u00e9servations, autorisations, notes de frais en utilisant les logiciels sp\u00e9cifiques aux missions (saisie, suivi, validation).<\/p>\n\n\n\n<p>5\/ Gestion technique et logistique<\/p>\n\n\n\n<p>Assurer le r\u00f4le d\u2019interface pour la gestion des probl\u00e8mes techniques : \u00e9quipements, informatique, SAV, infrastructures du laboratoire.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Comp\u00e9tences<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Ma\u00eetrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office) et collaboratifs (Zoom, Teams, etc.)<\/p>\n\n\n\n<p>Techniques de communication \u00e9crites et orales<\/p>\n\n\n\n<p>Connaissances g\u00e9n\u00e9rales des techniques de secr\u00e9tariat et d\u2019\u00e9laboration de documents<\/p>\n\n\n\n<p>Communication orale et \u00e9crite en anglais B2 minimum<\/p>\n\n\n\n<p>Sens de l\u2019organisation, de planification et gestion des priorit\u00e9s<\/p>\n\n\n\n<p>Aptitudes relationnelles, capacit\u00e9 \u00e0 travailler en groupe<\/p>\n\n\n\n<p>Faire preuve de disponibilit\u00e9, r\u00e9activit\u00e9 et savoir \u00eatre \u00e0 l\u2019\u00e9coute<\/p>\n\n\n\n<p>Savoir s\u2019adapter facilement \u00e0 des interfaces sp\u00e9cifiques<\/p>\n\n\n\n<p>Savoir rendre compte de son activit\u00e9<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Contexte de travail<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Le laboratoire Architecture et Fonction des Macromol\u00e9cules Biologiques (AFMB) est situ\u00e9 \u00e0 Marseille sur le Campus de Luminy. Ce centre de biologie structurale, sous tutelle mixte du CNRS et Aix-Marseille Universit\u00e9 et en partenariat avec l\u2019INRAE et l\u2019INSERM est organis\u00e9\u0301 en 5 \u00e9quipes de recherche partageant des services communs et plateformes technologiques.<\/p>\n\n\n\n<p>Le poste est bas\u00e9 sur le site secondaire de l&#8217;AFMB, au b\u00e2timent B de l\u2019\u00e9cole d\u2019ing\u00e9nieurs Polytech, au sein de l&#8217;\u00e9quipe \u00ab R\u00e9plicases Virales : Structure, m\u00e9canisme et drug-design \u00bb, dirig\u00e9e par le Dr B. Canard et sous sa responsabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Principaux interlocuteurs internes : membres permanents de l\u2019\u00e9quipe, gestionnaire du laboratoire, service technique du laboratoire.<\/p>\n\n\n\n<p>Principaux interlocuteurs externes : prestataires, services techniques du b\u00e2timent Polytech, commerciaux, fournisseurs et transporteurs.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Informations compl\u00e9mentaires<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Terminus du bus B1 et du 21Jet \u00e0 100m sur le Campus de Luminy, grand parking \u00e0 proximit\u00e9 directe.<\/p>\n\n\n\n<p>Pr\u00e9sence sur site du lundi au vendredi. Horaires indicatives : 9h &#8211; 17h30. Dur\u00e9e de travail hebdomadaire : 37h30.<\/p>\n\n\n\n<p>Merci d\u2019envoyer votre dossier de candidature (CV d\u00e9taill\u00e9 + lettre de motivation + personnes \u00e0 contacter pour recommandations) par email au format PDF \u00e0 V\u00e9ronique Fattorini (veronique.fattorini@univ-amu.fr) avec en objet : candidature poste Assistant Administratif.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Assistant-e administratif (H\/F) Lieu de travail : MARSEILLE 09 Type de contrat : CDD Technique\/AdministratifDur\u00e9e du contrat : 2 ans [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":10279,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"class_list":["post-11043","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-positions-available","entry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11043","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=11043"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11043\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11242,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11043\/revisions\/11242"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10279"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=11043"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.afmb.univ-mrs.fr\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=11043"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}