Job offer for an administrative management assistant

Assistant-e administratif (H/F)

Lieu de travail : MARSEILLE 09

Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 2 ans

Date d’embauche prévue : 1^er septembre 2025
Quotité de travail : 100 %
Rémunération : 1 906,48 € à 2 261,42 € brut mensuels selon expérience

Niveau d’études souhaité : Niveau 5 (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : J – Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative (J3C44)

Missions

Au sein de l’équipe « Réplicases Virales » de l’AFMB, l’assistant-e en gestion administrative assurera les activités administratives et organisationnelles :

• de l’Action coordonnée ANRS-MIE « Cibles virales diagnostiques, thérapeutiques, et vaccinales »
• de celles du projet Impact Santé AIR-MT INSERM
• de l’équipe en général, en veillant à la cohérence administrative des différents projets, à bonne circulation de l’information et à la communication avec les divers interlocuteurs, tant internes qu’externes, et apportera son soutien aux personnels chercheurs, ingénieurs et étudiants dans leurs démarches.

Activités

1/ Support administratif et secrétariat général :

Assurer le soutien administratif à l’ensemble de l’équipe.

Assurer l’accueil physique et téléphonique (visiteurs, partenaires, prestataires).

Accueillir et accompagner les nouveaux arrivants dans leurs démarches.

Rédiger et gérer le courrier, les comptes rendus et les rapports.

Mettre en forme et diffuser les informations, documents et supports de réunion.

 2/ Suivi financier et comptable

Suivre les dépenses, les budgets et les contrats des personnels (CDD, etc.) obtenus des tutelles (AMU, CNRS) et Protisvalor.

Gérer les bons de commande, les factures, les notes de frais et documents assimilés.

Assurer l’envoi de commandes de matériel et assurer la réception.

Réaliser un compte-rendu budgétaire annuel sous la supervision du responsable de département.

 3/ Organisation d’événements et de réunions

Organiser les réunions internes (bureau, équipe) : planification, invitation, visioconférence, rédaction des comptes rendus.

Organiser les séminaires, colloques, réunions scientifiques et événements (en présentiel ou à distance) :

• Réservation de salles et gestion logistique (plateaux-repas, listes de participants, accueil des invités).
• Suivi des inscriptions et diffusion des programmes.
• Communication (mailing) auprès des participants.

4/ Gestion des missions et déplacements

Préparer et gérer les missions des chercheurs (province, étranger) : réservations, autorisations, notes de frais en utilisant les logiciels spécifiques aux missions (saisie, suivi, validation).

5/ Gestion technique et logistique

Assurer le rôle d’interface pour la gestion des problèmes techniques : équipements, informatique, SAV, infrastructures du laboratoire.

Compétences

Maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office) et collaboratifs (Zoom, Teams, etc.)

Techniques de communication écrites et orales

Connaissances générales des techniques de secrétariat et d’élaboration de documents

Communication orale et écrite en anglais B2 minimum

Sens de l’organisation, de planification et gestion des priorités

Aptitudes relationnelles, capacité à travailler en groupe

Faire preuve de disponibilité, réactivité et savoir être à l’écoute

Savoir s’adapter facilement à des interfaces spécifiques

Savoir rendre compte de son activité

Contexte de travail

Le laboratoire Architecture et Fonction des Macromolécules Biologiques (AFMB) est situé à Marseille sur le Campus de Luminy. Ce centre de biologie structurale, sous tutelle mixte du CNRS et Aix-Marseille Université et en partenariat avec l’INRAE et l’INSERM est organisé́ en 5 équipes de recherche partageant des services communs et plateformes technologiques.

Le poste est basé sur le site secondaire de l’AFMB, au bâtiment B de l’école d’ingénieurs Polytech, au sein de l’équipe « Réplicases Virales : Structure, mécanisme et drug-design », dirigée par le Dr B. Canard et sous sa responsabilité.

Principaux interlocuteurs internes : membres permanents de l’équipe, gestionnaire du laboratoire, service technique du laboratoire.

Principaux interlocuteurs externes : prestataires, services techniques du bâtiment Polytech, commerciaux, fournisseurs et transporteurs.

Informations complémentaires

Terminus du bus B1 et du 21Jet à 100m sur le Campus de Luminy, grand parking à proximité directe.

Présence sur site du lundi au vendredi. Horaires indicatives : 9h – 17h30. Durée de travail hebdomadaire : 37h30.

Merci d’envoyer votre dossier de candidature (CV détaillé + lettre de motivation + personnes à contacter pour recommandations) par email au format PDF à Véronique Fattorini (veronique.fattorini@univ-amu.fr) avec en objet : candidature poste Assistant Administratif.